Plusieurs se questionnent, en cette période de confinement, sur les aspects légaux entourant les rencontres des conseils d’administration, des comités exécutifs et des assemblées générales des membres.
Nous verrons à vous en exposer les règles applicables à votre situation respective.
Les OBNL constitués selon la Loi sur les compagnies du Québec (Partie III, L.R.Q. c. C-38)
Peut-être nos législateurs avaient-ils anticipé la présente crise mais des modifications touchant la participation à distance aux conseils d’administration, comités exécutifs et assemblées générales des membres sont justement entrées en vigueur en novembre dernier.
1. Conseil d’administration et comité exécutif :
Selon l’article 89.2 :
« 89.2. À moins de dispositions contraires dans l’acte constitutif ou dans les règlements de la compagnie, les administrateurs peuvent participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux, notamment par téléphone. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée. […] Un vote peut alors être entièrement tenu par tout moyen de communication permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé. »
Par conséquent, il est possible de tenir une rencontre du conseil d’administration par conférence téléphonique ou par visioconférence. À moins qu’ils ne l’interdisent, cela est possible même si cela n’est pas mentionné à vos règlements généraux. Il serait même possible que cette rencontre se tienne par messagerie texte.
Par ailleurs, il est possible d’adopter une résolution sans assemblée du conseil si tous les administrateurs ayant droit de vote signent cette résolution.
Les règles applicables précédemment au conseil d’administration s’appliquent également aux rencontres du comité exécutif à moins que les règlements généraux ne le prévoient autrement.
2. Assemblée des membres :
Le printemps est généralement propice à la tenue des assemblées annuelles des membres. Cependant avec la crise de la COVID-19, plusieurs se questionnent à savoir comment ils peuvent tenir une telle assemblée.
Comme pour les assemblées du conseil d’administration et à moins que les règlements généraux exigent une assemblée en présentiel, une assemblée des membres peut se tenir par conférence téléphonique ou par visioconférence.
L’assemblée annuelle se tient dans les délais prévus aux règlements généraux ou aux lettres patentes de la corporation. Si cela n’est pas prévu, l’article 98(2)(a) exige que l’assemblée se tienne dans les quatre mois suivants la fin de l’exercice financier. S’il n’est pas possible de respecter ce délai, une assemblée des membres peut être tenue plus tard si on soumet un bilan intérimaire de l’exercice en cours, en plus du bilan annuel de l’exercice financier précédent.
De plus, il est possible d’adopter une ou plusieurs résolutions des membres sans assemblée des membres si tous les membres ayant droit de vote signent cette résolution.
Si vous souhaitez procéder à des modifications à vos règlements généraux et à moins que les règlements ne prévoient autrement, il est possible de procéder à des modifications aux règlements par adoption par le conseil d’administration et soumettre ensuite ces modifications pour approbation à l’assemblée générale des membres.
Les OBNL constitués selon la Loi sur les organisations à but non lucratif (fédéral), la Loi sur les personnes morales de l’Ontario (L.R.O. 1990, c. C-38), la Loi sur les organisations à but non lucratif de l’Ontario (L.O. 2010, c. 15) ou la Loi sur les compagnies du Nouveau-Brunswick (LRN-B 1973, c. 13) :
1. Conseil d’administration et comité exécutif :
Il est également possible selon les législations mentionnées ci-haut de tenir une rencontre du conseil d’administration par conférence téléphonique ou par visioconférence. La Loi sur les compagnies du Nouveau-Brunswick exige quant à elle que les règlements généraux le prévoient ou que tous les membres du conseil d’administration y consentent.
La Loi sur les personnes morales de l’Ontario et la Loi sur les organisations à but non lucratif de l’Ontario permettent d’adopter une ou plusieurs résolutions des membres du conseil d’administration sans assemblée si tous les membres du conseil d’administration signent cette résolution. La Loi fédérale sur les organisations à but non lucratif , la Loi sur les compagnies du Nouveau-Brunswick et la Loi sur les organisations à but non lucratif de l’Ontario le permettent aussi en limitant la signature aux membres ayant droit de vote.
Les règles applicables précédemment au conseil d’administration s’appliquent également aux rencontres du comité exécutif à moins que les règlements généraux ne le prévoient autrement.
2. Assemblée des membres :
Comme pour les assemblées du conseil d’administration et à moins que les règlements généraux exigent une assemblée en présentiel, une assemblée des membres peut se tenir par conférence téléphonique ou par visioconférence selon la Loi fédérale sur les organisations à but non lucratif et la Loi sur les personnes morales de l’Ontario. La Loi sur les organisations à but non lucratif de l’Ontario exige que les règlements généraux le prévoient. La Loi sur les compagnies du Nouveau-Brunswick exige quant à elle que les règlements généraux le prévoient ou que tous les membres ayant droit de vote y consentent.
L’assemblée annuelle se tient dans les délais prévus aux règlements généraux ou aux lettres patentes de la corporation. Si cela n’est pas prévu, la Loi fédérale sur les organisations à but non lucratif exige que l’assemblée se tienne dans les six mois suivants la fin de l’exercice financier alors que la Loi sur les organisations à but non lucratif de l’Ontario et la Loi sur les personnes morales de l’Ontario exigent que l’assemblée se tienne dans un délai maximal de 15 mois suivant la dernière assemblée annuelle. Pour une corporation fédérale, s’il n’est pas possible de respecter ce délai, une assemblée des membres peut être tenue plus tard si on soumet une demande d’extension à Corporations Canada conformément à la procédure indiquée sur cette page internet.
Si vous souhaitez procéder à des modifications à vos règlements généraux et à moins que les règlements ne prévoient autrement, il est possible selon la Loi fédérale sur les organisations à but non lucratif, la Loi sur les organisations à but non lucratif de l’Ontario et la Loi sur les compagnies du Nouveau-Brunswick de procéder à des modifications aux règlements par adoption par le conseil d’administration et soumettre ensuite ces modifications pour approbation à l’assemblée générale des membres.
Il est possible d’adopter une ou plusieurs résolutions des membres sans assemblée des membres si tous les membres ayant droit de vote signent cette résolution selon la Loi fédérale sur les organisations à but non lucratif, la Loi sur les personnes morales de l’Ontario, la Loi sur les organisations à but non lucratif de l’Ontario et la Loi sur les compagnies du Nouveau-Brunswick.
